Pages

Ads 468x60px

Labels

Minggu, 18 November 2012

Pedoman Tata Administrasi HMJ TI



PEDOMAN TATA ADMINISTRASI
HMJ – TEKNIK TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS ISLAM MADURA (UIM)
BAB I
PENDAHULUAN
Tata administrasi berarti kaidah aturan yang mencangkup setiap usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta cara – cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Tata administrasi memiliki peran yang sangat besar dalam menentukan keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuan, untuk itu perlu dilakukan upaya – upaya untuk mewujudkan tata administrasi yang efektif dan profesional, sebagai organisasi mahasiswa yang sarat dengan gagasan – gagasan dan kemampuan intelektual, Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (Uim) Pamekasan berusaha untuk melakukan penataan administrasi sesuai dengan kebutuhan organisasi kontemporer yang dirancang, disusun dalam pedoman Tata Administrasi Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan.
Pedoman Tata administrasi Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (Uim) Pamekasan disusun sebagai upaya untuk mewujudkan tata tertib administrasi dengan menguraikan secara paripurna mengenai kesekretariatan, tata administrasi kearsipan, tata administrasi keanggotaan, hingga pada administrasi keuangan. Pedoman tata administrasi disusun dengan harapan mampu menjadi pedoman penataan administrasi bagi Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (Uim) Pamekasan.
BAB II
KESEKTARIATAN
Untuk mendukung terlaksananya penyelenggaraan tata administrasi yang efektif dan profesional, maka diperlukan adanya tempat yang mampu menjadi tampat penyelenggaraan administrasi lembaga / sekretariat. Keberadaan sekretariat bagi Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan memiliki beberapa fungsi pokok yang akan sangat mempengaruhi kinerja penyelenggaran Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan sendiri sebagai berikut :
1. Tempat berlangsungnya aktivitas organisasi
2. Pusat komunikasi lembaga
3. Pusat kegiatan administrasi lembaga
Untuk itu keberadaan sekretariat hendaknya menjadi perhatian bagi kepengurusan lembaga, sebab hanya dengan sekretariat yang kondusif sajalah kerja – kerja lembaga akan dapat dikerjakan bersama – sama. Dalam pengelolaan dan penataannya, sekretariat berada di bawah tanggung jawab sekretaris lembaga, sedangkan untuk perawatannya tentu tidak terlepas dari dukungan seluruh komponen yang bersentuhan dengan sekretariat itu sendiri.
Sekretariat ditata sesuai dengan tata ruang yang efektif, sehat, dan indah dengan dilengkapi teknologi yang sesuai dengan kebutuhan, sebab akan sangat sulit tata administrasi yang efektif yang profesional itu akan tercapai, apabila tidak dengan diimbangi dengan penggunaan teknologi yang canggih pula. Apalagi kalau dikaitkan dengan spesialisasi disiplin ilmu yang diterapkan di Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan, menjadi sangat mungkin sekali untuk melakukan modernisasi peralatan dan perlengkapan administrasi menuju terciptanya modernisasi secara menyeluruh.
BAB III
TATA ADMINISTRASI KESEKRETARIAT
A. SURAT UMUM
Kop surat
a.      Kop surat untuk seluruh lembaga kelengkapan Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan serta kepanitiaan di lingkungan TEKNIK TEKNIK INFORMATIKA (UIM) bewarna hijau.
b.      Kop surat berisi keterangan tentang nama lembaga atau kepanitian, periode, jabatan, dan alamat sekretaris lembaga / kepanitiaan.
c.       Pada bagian kiri kop surat terdapat lambang Teknik Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan.
d.      Pada bagian kanan kop surat terdapat lambang / kepanitiaan (kalau diperlukan).
e.      Kalau surat itu dikeluarkan atas nama bagian tertentu dari Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan maka harus disertai dengan bagiannya yang terletak diatas periode jabatan.
f.        Kalau surat itu dikeluarkan oleh pengurus inti (bendahara Umum, sekretaris Umum), maka penulisan terletak diatas Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan tanpa penulisan bagian.
Contoh 1 :
Lambangg hima
Lambang HMJ Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan
Fakultas TEKNIK
Periode : H M
Pokok Surat
a. Nomor Surat
Pemberian nomor surat diatur berdasarkan beberapa ketentuan sebagai berikut :
1.      Nomor Urut Surat
Diberikan berdasarkan nomor urut pembuatan surat.
2.      Kode tujuan surat
Pengkodean surat berdasarkan tujuannya terbagi atas 2, yaitu :
Surat Intern
Surat yang dikeluarkan untuk lembaga dalam pengkodeannya memakai kode huruf I :
Untuk surat izin dengan kode : I-a
Untuk surat keterangan dengan kode : I-b
Untuk surat mohon isntruksi dengan kode : I-c
Untuk surat keputusan dengan kode : I-d
Untuk surat pemberitahuan dengan kode : I-e
Untuk surat permohonan dengan kode : I-f
Untuk surat mohon pinjaman dengan kode : I-g
Untuk surat undangan dengan kode : I-h
Untuk surat persetujuan dengan kode : I-i
Untuk surat tagihan dengan kode : I-j
Untuk surat sosialisasi dengan kode : I-k
Untuk surat perubahan dengan kode : I-l
Untuk surat pengangkatan dengan kode : I-m
Untuk surat serah terima jabatan dengan kode : I-n
Untuk surat ucapan terima kasih dengan kode : I-o
Untuk surat laporan umum dengan kode : I-p
Untuk surat ucapan selamat dengan kode : I-q
Untuk surat pemberian tugas dengan kode : I-r
Untuk surat balasan dengan kode : I-s
Untuk surat penghargaan dengan kode : I-t
Untuk surat saksi dengan kode : I-u
Untuk surat non aktif dengan kode : I-v
Untuk surat bela sungkawa dengan kode : I-w
Untuk surat mohon bantuan dengan kode : I-x
Untuk surat mohon kesediaan dengan kode : I-y
Untuk surat penyerahan jabatan dengan kode : I-z

0 komentar:

Posting Komentar