PEDOMAN TATA ADMINISTRASI
HMJ – TEKNIK TEKNIK INFORMATIKA
HMJ – TEKNIK TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS ISLAM MADURA (UIM)
BAB I
PENDAHULUAN
Tata administrasi berarti kaidah
aturan yang mencangkup setiap usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan
serta cara – cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Tata administrasi
memiliki peran yang sangat besar dalam menentukan keberhasilan sebuah
organisasi dalam mencapai tujuan, untuk itu perlu dilakukan upaya – upaya untuk
mewujudkan tata administrasi yang efektif dan profesional, sebagai organisasi
mahasiswa yang sarat dengan gagasan – gagasan dan kemampuan intelektual, Hmj
Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (Uim) Pamekasan berusaha
untuk melakukan penataan administrasi sesuai dengan kebutuhan organisasi
kontemporer yang dirancang, disusun dalam pedoman Tata Administrasi Hmj Teknik Teknik
Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan.
Pedoman Tata administrasi Hmj Teknik Teknik
Informatika Universitas Islam Madura (Uim) Pamekasan disusun sebagai upaya
untuk mewujudkan tata tertib administrasi dengan menguraikan secara paripurna
mengenai kesekretariatan, tata administrasi kearsipan, tata administrasi
keanggotaan, hingga pada administrasi keuangan. Pedoman tata administrasi
disusun dengan harapan mampu menjadi pedoman penataan administrasi bagi Hmj
Teknik Teknik Informatika Universitas Islam Madura (Uim) Pamekasan.
BAB II
KESEKTARIATAN
Untuk mendukung terlaksananya
penyelenggaraan tata administrasi yang efektif dan profesional, maka diperlukan
adanya tempat yang mampu menjadi tampat penyelenggaraan administrasi lembaga /
sekretariat. Keberadaan sekretariat bagi Hmj Teknik Teknik Informatika
Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan memiliki beberapa fungsi pokok yang
akan sangat mempengaruhi kinerja penyelenggaran Hmj Teknik Teknik Informatika
Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan sendiri sebagai berikut :
1. Tempat berlangsungnya aktivitas organisasi
2. Pusat komunikasi lembaga
3. Pusat kegiatan administrasi lembaga
Untuk itu keberadaan sekretariat
hendaknya menjadi perhatian bagi kepengurusan lembaga, sebab hanya dengan
sekretariat yang kondusif sajalah kerja – kerja lembaga akan dapat dikerjakan
bersama – sama. Dalam pengelolaan dan penataannya, sekretariat berada di bawah
tanggung jawab sekretaris lembaga, sedangkan untuk perawatannya tentu tidak
terlepas dari dukungan seluruh komponen yang bersentuhan dengan sekretariat itu
sendiri.
Sekretariat ditata sesuai dengan tata
ruang yang efektif, sehat, dan indah dengan dilengkapi teknologi yang sesuai
dengan kebutuhan, sebab akan sangat sulit tata administrasi yang efektif yang
profesional itu akan tercapai, apabila tidak dengan diimbangi dengan penggunaan
teknologi yang canggih pula. Apalagi kalau dikaitkan dengan spesialisasi
disiplin ilmu yang diterapkan di Teknik Teknik Informatika Universitas Islam
Madura (UIM) Pamekasan, menjadi sangat mungkin sekali untuk melakukan modernisasi
peralatan dan perlengkapan administrasi menuju terciptanya modernisasi secara
menyeluruh.
BAB III
TATA ADMINISTRASI
KESEKRETARIAT
A. SURAT UMUM
Kop surat
a.
Kop
surat untuk seluruh lembaga kelengkapan Hmj Teknik Teknik Informatika
Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan serta kepanitiaan di lingkungan TEKNIK
TEKNIK INFORMATIKA (UIM) bewarna hijau.
b.
Kop
surat berisi keterangan tentang nama lembaga atau kepanitian, periode, jabatan,
dan alamat sekretaris lembaga / kepanitiaan.
c.
Pada
bagian kiri kop surat terdapat lambang Teknik Informatika Universitas Islam
Madura (UIM) Pamekasan.
d.
Pada
bagian kanan kop surat terdapat lambang / kepanitiaan (kalau diperlukan).
e.
Kalau
surat itu dikeluarkan atas nama bagian tertentu dari Hmj Teknik Teknik
Informatika Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan maka harus disertai dengan
bagiannya yang terletak diatas periode jabatan.
f.
Kalau
surat itu dikeluarkan oleh pengurus inti (bendahara Umum, sekretaris Umum),
maka penulisan terletak diatas Hmj Teknik Teknik Informatika Universitas Islam
Madura (UIM) Pamekasan tanpa penulisan bagian.
Contoh 1 :
Lambangg hima
Lambang HMJ Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika
Universitas Islam Madura (UIM) Pamekasan
Fakultas TEKNIK
Periode : H M
Pokok Surat
a. Nomor Surat
Pemberian nomor surat diatur berdasarkan beberapa ketentuan
sebagai berikut :
1.
Nomor
Urut Surat
Diberikan berdasarkan nomor urut
pembuatan surat.
2.
Kode
tujuan surat
Pengkodean surat berdasarkan tujuannya
terbagi atas 2, yaitu :
Surat Intern
Surat yang dikeluarkan untuk lembaga
dalam pengkodeannya memakai kode huruf I :
Untuk surat izin dengan kode : I-a
Untuk surat keterangan dengan kode :
I-b
Untuk surat mohon isntruksi dengan
kode : I-c
Untuk surat keputusan dengan kode :
I-d
Untuk surat pemberitahuan dengan kode
: I-e
Untuk surat permohonan dengan kode :
I-f
Untuk surat mohon pinjaman dengan
kode : I-g
Untuk surat undangan dengan kode :
I-h
Untuk surat persetujuan dengan kode :
I-i
Untuk surat tagihan dengan kode : I-j
Untuk surat sosialisasi dengan kode :
I-k
Untuk surat perubahan dengan kode :
I-l
Untuk surat pengangkatan dengan kode :
I-m
Untuk surat serah terima jabatan
dengan kode : I-n
Untuk surat ucapan terima kasih
dengan kode : I-o
Untuk surat laporan umum dengan kode
: I-p
Untuk surat ucapan selamat dengan
kode : I-q
Untuk surat pemberian tugas dengan
kode : I-r
Untuk surat balasan dengan kode : I-s
Untuk surat penghargaan dengan kode :
I-t
Untuk surat saksi dengan kode : I-u
Untuk surat non aktif dengan kode :
I-v
Untuk surat bela sungkawa dengan kode
: I-w
Untuk surat mohon bantuan dengan kode
: I-x
Untuk surat mohon kesediaan dengan
kode : I-y
Untuk surat penyerahan jabatan dengan
kode : I-z
0 komentar:
Posting Komentar